วิธีการขอรับรองเอกสาร (แปลเอกสาร-สำเนาเอกสาร) จากกรมการกงสุล ด้วยตัวเองแบบง่ายๆ

หลายคนอาจเคยเห็นคำว่า การขอรับรองเอกสาร (Document Legalization Service) ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะหมายถึง การแปลเอกสารจากไทยเป็นภาษาอังกฤษ เช่น บัตรประชาชน, สูติบัตร, Transcript-วุฒิการศึกษา, ทะเบียนสมรส แล้วให้ทางกรมการกงสุล กระทรวงต่างประเทศเป็นผู้รับรองการแปล เพื่อยืนยันว่าเป็นเอกสารจากทางการที่แปลได้ถูกต้องแล้ว หรือ เป็นการรับรองสำเนาถูกต้อง อย่างเป็นทางการ

การรับรองเอกสาร มักใช้สำหรับประกอบการขอ Work Permit การทำงานต่างประเทศ ที่ต้องการความถูกต้องและความเป็นทางการของการแปล ทำให้จำเป็นต้องผ่านการตรวจจากกรมการกงสุลเสมอ

กระบวนการขอรับรองเอกสารค่อนข้างซับซ้อนและยุ่งยากพอสมควร สำหรับคนที่ไม่เคยทำมาก่อนอาจไม่เข้าใจกระบวนการว่าทำอย่างไร ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง ต้องไปทำที่ไหน ค่าใช้จ่ายเท่าไร

เว็บไซต์ 2Baht.com จึงขออธิบายแนวทางการขอรับรองเอกสาร และเทคนิคต่างๆ ที่น่าสนใจ ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับผู้ที่ต้องการแปลเอกสาร และยื่นรับรองเอกสารด้วยตัวเอง

สิ่งที่ควรทราบมีดังนี้

การรับรองเอกสาร มีกี่ประเภท?

กรมการกงสุล ระบุว่าการรับรองเอกสารมีทั้งหมด 3 ประเภท ได้แก่

1. การรับรองคำแปล มักใช้กับเอกสารที่หน่วยงานราชการไทยออกให้ เช่น สูติบัตร มรณบัตร ทะเบียนสมรส ทะเบียนบ้าน ใบปริญญา เอกสารรับรองวุฒิการศึกษา แบ่งตามภาษาได้อีก 3 กลุ่มคือ
   • แปลเอกสารภาษาไทยเป็นอังกฤษ
   • แปลเอกสารภาษาอังกฤษเป็นไทย
   • แปลเอกสารภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษเป็นภาษาไทย และเอกสารภาษาไทย เป็นภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ
2. การรับรองลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนามในเอกสาร มักใช้กับเอกสารด้านการค้า การเงิน หนังสือมอบอำนาจ หนังสือรับรอง
3. การรับรองสำเนาเอกสารที่หน่วยงานราชการไทยออกให้ เป็นการรับรอง “สำเนา” ของเอกสารว่าเป็นสำเนาที่ทำจากเอกสารจริงโดยไม่ปลอมแปลง (certified true copy) ใช้กับสำเนาเอกสารอะไรก็ได้ที่ออกโดยหน่วยงานราชการไทย

สำหรับบุคคลทั่วไปมักเข้าข่ายข้อ 1 คือรับรองการแปลเอกสารว่าถูกต้อง ได้ใจความ ไม่แปลมั่ว ตรวจสอบแล้วโดยกรมการกงสุล ดังนั้น 2Baht.com ขอแนะนำเทคนิคที่น่าสนใจสำหรับการแปลเอกสารเพื่อขอรับรองดังนี้

เทคนิคแนะนำสำหรับการแปลเอกสารด้วยตัวเอง

ผู้ยื่นคำร้องขอรับรองเอกสารคำแปลมีหน้าที่ต้อง ‘แปลเอกสาร’ เอง (จะแปลเองหรือจ้างแปลก็ได้) เมื่อได้เอกสารที่แปลแล้วค่อยยื่นให้กรมการกงสุล รับรองคำแปลอีกครั้งหนึ่ง

สำหรับการจ้างแปล ถ้าเป็นบริษัทหรือบุคคลที่มีอาชีพรับแปลเอกสารลักษณะนี้อยู่แล้ว จะทราบเทคนิคการแปลเอกสารเป็นอย่างดี เพียงแต่บางครั้งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและสิ้นเปลืองโดยไม่จำเป็น เพราะเอกสารบางอย่างที่มีรูปแบบมาตรฐานอยู่แล้ว เราสามารถทำเองได้ไม่ยากเลย แม้จะไม่ได้จบอักษรศาสตร์ หรือ เป็นนักแปลก็ตาม

ในกรณีที่ต้องการรับรองเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการไทยที่พบได้ในชีวิตประจำวันทั่วไป เช่น สูติบัตร มรณบัตร หนังสือรับรองการเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล ทะเบียนสมรส ทะเบียนหย่า ทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัวประชาชน ฯลฯ ทางกรมการกงสุลมีตัวอย่างการแปลข้อความในเอกสารมาให้อยู่แล้ว หน้าที่ของเราแค่นำตัวอย่างเอกสารตามข้อ (1) มาใส่ข้อมูลเฉพาะของเราลงไป แล้วค่อยนำไปยื่นคำร้องอีกทีหนึ่ง ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายลงได้มาก

ขั้นตอนการแปลเอกสารด้วยตัวเอง มีดังนี้

1. ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม หรือ Template เพื่อแปลภาษาไทยเป็นภาษาอังกฤษ :
   • ถ้าเป็นเอกสารราชการตามรายชื่อข้างต้นก็จะง่ายหน่อย ให้ดูตรงมุมของเอกสารว่าชื่ออะไร แล้วเลือกเข้าเว็บกรมการกุงศล เพื่อ download ตัวอย่างฟอร์มการแปลเอกสาร มาแก้ไขเองเลย
   • ถ้าเป็นเอกสารอื่นๆ เช่น Transcript ของมหาวิทยาลัย แนะนำให้วาด Template เอกสารเองจาก MS Word, Excel โดยให้ตำแหน่งของข้อความอยู่ตรงกับต้นฉบับ (หน่วยวัดหรือ scale ไม่ต้องเป๊ะเทียบเท่าของจริงก็ได้ แต่ขอหน่วยงานต่างชาติที่เราติดต่อสามารถรู้ตำแหน่ง บน ล่าง ซ้าย ขวา เทียบเคียงกับเอกสารต้นฉบับได้ เพื่อที่จะได้ทราบคำแปลเอกสารแต่ละจุด)
   • หากเอกสารต้นฉบับใหญ่กว่า A4 สามารถแปลเอกสารโดยใช้กระดาษขนาด A4 ได้เช่นกัน แต่ขอให้ตำแหน่งของข้อความตรงกัน
2. การแปลชื่อ-นามสกุล การถอดเสียง เทียบเสียง หรือ แปล คำภาษาไทยเป็นภาษาอังกฤษ แนะนำว่าให้อ่านหลักเกณฑ์การถอดภาษาไทยเป็นอักษรโรมันแบบถ่ายเสียง ของราชบัณฑิตยสถาน  : อันที่ใช้บ่อยๆ ก็ตารางเทียบพยัญชนะ (หน้า 1-2) และตารางเทียบสระ (หน้า 4)
3. การแปลที่อยู่ ชื่อเขต/อำเภอ/จังหวัด มีวิธีที่ง่ายกว่าการเทียบเสียง เพราะราชบัณฑิตยสถานเค้าได้เทียบเสียงให้เรียบร้อยแล้ว ถือเป็นคำแปลอย่างเป็นทางการ สามารถเลือกหาไปใช้ได้เลยตามลิงก์ : ลำดับชื่อจังหวัด อำเภอ เขต
4. ชื่อหน่วยงาน องค์กร เราควรดูจากเว็บไซต์ของหน่วยงาน โรงเรียน มหาวิทยาลัย ว่าเขียนชื่อเป็นภาษาอังกฤษอย่างไร แล้วใช้ตามนั้นไปเลย อย่าพยายามถอดเสียงเอง
5. คำทับศัพท์ภาษาอังกฤษอื่นๆ เช่น ชื่อยศทหาร ตำรวจ ชื่อประเทศ
6. ตอนท้ายของเอกสารที่แปล ให้ลงท้าย “Certified Correct Translation” แล้วใส่ชื่อผู้แปลพร้อมลายเซ็นกำกับลงไปด้วย ถ้าเอกสารเราเอง ก็เป็นชื่อเรา ลายเซ็นแบบเดียวกับหนังสือเดินทาง (Passport) ก็ดี จะได้สอดคล้องกันหมด

เทคนิคควรรู้เพิ่มเติม

• พวกรูปถ่ายไม่ต้อง scan แล้วเอามาแปะในเอกสารแปลนะ พิมพ์คำว่า “Photo” ก็พอ คล้ายๆ ตัวอย่างคำแปลแบบฟอร์มบัตรประชาชน เพราะสุดท้ายเราต้อง ถ่ายสำเนาของเอกสารต้นฉบับแนบไปให้เจ้าหน้าที่ประทับตรารับรองอยู่แล้ว
• ปี พ.ศ. ก็แปลให้เป็น ปี ค.ศ. ตามสากล (นำตัวเลข พ.ศ. ลบด้วย 543)
• กรณีขอ Work Permit หรือเอกสารอื่นใดที่ต้องแนบหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อหรือนามสกุล ต้องแปลเอกสารการเปลี่ยนชื่อ/นามสกุลทุกฉบับ ไล่เรียงตั้งแต่เกิดจนถึงปัจจุบัน เช่น เปลี่ยนชื่อ 3 ครั้ง ก็ต้องมีทั้ง 3 รายการ

เมื่อแปลเอกสารเสร็จเรียบร้อยก็ตรวจทานข้อความทั้งหมดอีกครั้ง จากนั้นเราก็เตรียมการยื่นเอกสารไปยังกรมการกงสุลได้แล้ว

การเตรียมการก่อนยื่นขอรับรองเอกสาร

การยื่นขอรับรองเอกสารจากกรมการกงสุล จะต้องเขียน “คำร้อง” เพื่อให้กรมการกงสุลตรวจสอบและรับรองการแปลเอกสารให้เรา พร้อมจ่ายค่าธรรมเนียมและยื่นเอกสาร-หลักฐานประกอบคำร้องตามที่กรมฯ กำหนดด้วย

เอกสารทั้งหมดที่ต้องเตรียม มีดังนี้

เอกสารประกอบคำร้อง

• กรอกคำร้องตามแบบฟอร์มคำร้องขอรับรองเอกสาร ดาวน์โหลดไฟล์ .doc จากเว็บไซต์แล้ว print ลงกระดาษได้เลย
• สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนประกอบการยื่นคำร้อง
• หากยื่นแทนเจ้าของเอกสารต้องมีหนังสือมอบอำนาจพร้อมสำเนาบัตร ประจำตัวประชาชนของผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ

เอกสารที่ขอรับรอง ต่อ 1 รายการ

• ต้นฉบับเอกสารภาษาไทย (ใช้ประกอบการยื่นเพื่อยืนยันว่าเอกสารสำเนามาจากของแท้ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเสร็จแล้วก็จะคืนให้)
• สำเนา 1 ชุด (หรือ เอกสาร xerox ไม่ต้องเซ็นรับรองอะไรทั้งนั้นนะ เดี๋ยวทางกรมการกงสุลจะประทับตราสำเนาถูกต้องให้ หรือเรียกอีกอย่างว่า Certified True Copy ซึ่งเป็นการรับรองเฉพาะเอกสารที่ทางราชการไทยออกให้ เช่น บัตรประชาชน สูติบัตร หนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อ)
• ต้นฉบับคำแปลภาษาอังกฤษ (เอกสารที่แปลจากไทยเป็นอังกฤษ)

ระยะเวลาการขอรับรองเอกสาร แปลเอกสาร และค่าบริการ

ควรเตรียมเงินไปให้พอดี จะมีอยู่ 2 อัตรา คือ แบบปกติ (3 วันได้) และ แบบด่วน (วันเดียวได้เลย)

ประเภทการยื่น	เวลาสำหรับยื่น	วันที่รอรับเอกสาร	ค่าธรรมเนียม
1. แบบปกติ	8.00-15.00 น.	วันทำการที่ 3 หลังจากยื่นเอกสาร	200 บ. /ชุด
2. แบบด่วน	8.00-9.00 น.	ได้รับเอกสารคืนภายในวันที่ยื่น	400 บ. /ชุด

กรมการกงสุลจะนับเอกสารเป็น “ชุด” คือเอกสารที่จะแปลมีกี่ชุดก็คูณตามอัตราค่าบริการไป แต่ไม่ได้นับตามหน้าเอกสาร ต้องระวังว่ากรมการกงสุลนับสำเนาเอกสารต้นฉบับ กับเอกสารฉบับแปลเป็นคนละชุดกัน ดังนั้นควรคำนวณเงินให้พอดีเพื่อไม่ให้เสียเวลา

หมายเหตุ ประเภทของเอกสารที่สามารถขอรับรอง “แบบด่วน” ได้แก่ เอกสารที่มีรูปแบบหรือแบบฟอร์มในการแปลที่ชัดเจนตายตัว และใช้ภาษาในการแปลไม่ยากและซับซ้อน ซึ่งใช้เวลาในการตรวจแก้ไขไม่นาน – รายละเอียด

ตัวอย่างการยื่นขอรับรองเอกสาร

เราลองกำหนดโจทย์กันเล่นๆ ว่าถ้าต้องการยื่นรับรองบัตรประชาชน สูติบัตร และ Transcript ที่เป็นภาษาอังกฤษ ด้วยตัวเอง แบบด่วน เอกสารที่ต้องเตรียมมีดังนี้

• เอกสารสำหรับยื่นคำร้อง : แบบฟอร์มคำร้อง 1 ใบ, สำเนาบัตรประชาชนประกอบการยื่น 1 ใบ
• เอกสารสำหรับการรับรองบัตรประชาชน : บัตรประชาชนตัวจริง, สำเนาบัตรประชาชน 1 ใบ เพื่อให้กงสุล Certified True Copy (ไม่ต้องเซ็นรับรองสำเนา), เอกสารที่แปลเป็นภาษาอังกฤษ (เซ็นรับรองการแปลที่ใต้ Certified Correct Translation)… รวมรับรอง 2 ชุด (สำเนา 1, แปล 1)
• เอกสารสำหรับการรับรองสูติบัตร : สูติบัตรตัวจริง, สำเนาสูติบัตร 1 ใบ เพื่อให้กงสุล Certified True Copy (ไม่ต้องเซ็นรับรองสำเนา), สูติบัตรที่แปลเป็นภาษาอังกฤษ (เซ็นรับรองการแปลที่ใต้ Certified Correct Translation)… รวมรับรอง 2 ชุด (สำเนา 1, แปล 1)
• เอกสารสำหรับการรับรอง Transcript ซึ่งเป็นภาษาอังกฤษอยู่แล้ว : Transcript ตัวจริง, สำเนา Transcript 1 ใบ เพื่อให้กงสุล Certified True Copy (ไม่ต้องเซ็นรับรองสำเนา)… รวมรับรอง 1 ชุด เฉพาะสำเนา

ค่าใช้จ่ายกรณีแบบด่วน ใบละ 400 บ. ในที่นี้รวมกันได้ 5 ชุดก็จะเป็นเงินทั้งสิ้น 400 x 5 = 2,000 บาท

คำแนะนำ

• ควรพก Notebook, Thumbdrive พร้อมไฟล์เอกสาร รวมทั้งอุปกรณ์ลบคำผิด ไปเผื่อแก้ไขเพิ่มเติมด้วย แก้นิดๆ หน่อยๆ เจ้าหน้าที่ไม่ได้คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมประการใด (จากที่เคยไปขอรับรองเอกสารเมื่อปี 2008 ทางกองฯ ไดจัดเตรียม printer และเครื่องพิมพดีดสําหรับแกไขเอกสารใหอยูในหอง Supervisor บริเวณใกล้กับบริเวณที่ยื่นคำร้องเลย)
• หากเอกสารใดมีทั้งไทยและอังกฤษ เช่น หนังสือรับรองวุฒิบัตรของบางสถาบันการศึกษา 2Baht ขอแนะนำให้ใช้เอกสารฉบับภาษาอังกฤษ จะได้ไม่ต้องแปล และไม่สิ้นเปลืองค่าธรรมเนียม เพราะมองว่ามีแค่ 1 ชุด ซึ่งต่างจากเอกสารไทยส่วนใหญ่ที่มองเป็น 2 ชุด (สำเนา 1, แปล 1)

ขั้นตอนในการรับรองเอกสาร

ในกรณีที่ยื่นขอรับรองเอกสารด้วยตัวเอง สามารถดูขั้นตอนได้ตามแผนภาพด้านล่าง

download ได้ที่นี่

วิธีการ-สถานที่ติดต่อ เพื่อขอรับรองเอกสาร

การยื่นมี 2 แบบ คือ ยื่นด้วยตัวเอง หรือ ยื่นทางไปรษณีย์

• กรุงเทพ : กองสัญชาติและนิติกรณ์ ชั้น 3 กรมการกงสุล ถนนแจ้งวัฒนะ
  หมายเหตุ กรมการกงสุลแจ้งวัฒนะ มีที่จอดรถค่อนข้างจำกัดมาก แนะนำให้เดินทางด้วยการขนส่งมวลชน (เช่น แท็กซี่) หรือสามารถไปจอดรถย่านใกล้เคียง เช่น ศูนย์ราชการแจ้งวัฒนะ บิ๊กซีแจ้งวัฒนะ หรือห้าง IT Square หลักสี่ แล้วค่อยนั่งแท็กซี่ไปจะง่ายกว่า
  
• ต่างจังหวัด :
  • สำนักงานหนังสือเดินทางชั่วคราวส่วนภูมิภาค ได้แก่ เชียงใหม่ อุบลราชธานี สงขลา หรือ
  • บริการทางไปรษณีย์ (EMS) ในการยื่นและรับเอกสารคืน (รายละเอียด)
• ต่างประเทศ :
  • สถานเอกอัครราชทูต, สถานกงสุลใหญ่, สํานักงานการค้าและเศรษฐกิจไทย, สถานกงสุลกิตติมศักดิ์ ที่ได้รับมอบหมาย
• โทรศัพท์สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ 02-575-1057 ถึง 60  โทรสาร 02-575-1054
• E-mail : consular04@mfa.go.th

รายละเอียดเพิ่มเติมสามารถอ่านได้จาก

• บริการรับรองเอกสาร กรมการกงสุล
• Facebook กรมการกงสุล

คุณสามารถติดตามข้อมูล ข่าวสาร เทคนิคการท่องเที่ยว ได้จากเพจ 2Baht.com อีกช่องทางหนึ่งค่ะ